Mikor érdemes átstrukturálnod az időgazdálkodásodat? Ha beleszakadsz a munkába vagy tanulásba, de sosem érsz a teendőid végére. Amikor annyi feladatod van, hogy azt sem tudod, melyiknek kezdj neki. Ha át kell szervezned az egész időbeosztásodat egy váratlan feladat miatt. Ha a stressz miatt nem tudsz pihenni, nyugtalan vagy és semmi nem tudja elterelni a figyelmed a munkával kapcsolatos gondolatokról, vedd felhívásnak: itt az ideje a változtatni.
Többet ésszel, mint erővel A tudatos tervezés az önreflexióval kezdődik. Figyeld meg egy átlagos munkanapodban, hogy mikor vagy a legaktívabb, mikor tudsz a legjobban figyelni, mi az a pont, ahol a figyelmed elkalandozik, mikor nyúlsz a telefonod után? Mit sikerült elvégezni a nap végéig? Ha listázod a napi, heti és hosszabb távú teendőidet, az nagy kognitív kapacitást fog felszabadítani. Nagy energiát kíván ugyanis mindent fejben tartani, és óhatatlanul is megfeledkezhetsz egy-egy végrehajtandó feladatról.
A kontrollérzet megteremtésének egyik fő lépése az időbeosztás megtervezése (például a Pomodoro- vagy az Eisenhower módszerrel, amiről később részletesen beszélünk.)
1. Szabj magadnak a ténylegesnél korábbi határidőket. Ha nagyon sok időd van, hajlamos lehetsz halogatni, utána pedig a szorongás miatt még nehezebb nekiállni a feladataidnak. Ne gondold azt, hogy a közeli határidő majd meghozza az ihletet.
2. Bontsd a feladatot kisebb, egyszerűbb lépésekre, ha úgy érzed, félsz a feladat elkezdésétől, és ezért halogatsz. A halogatásnak számos oka lehet, például ha a feladat nem fontos, nem érdekel, félsz a kudarctól. A leggyakoribb ok azonban, ha még nem világos, pontosan hogyan kell kivitelezni egy feladatot.
3. A pomodoro módszer: amely úgy született, hogy paradicsom alakú stopperórát használt egy egyetemista, hogy idősávokat szabjon magának a tanuláshoz és pihenéshez. Az eredeti módszerben 25 perc összeszedett munkát követett 5 perc pihenés, majd 4 ilyen blokk után egy 20-30 perces szünet. Természetesen személyre szabható, valaki jobban tud teljesíteni 45 perces sávokkal. Ez a módszer a megszakítások miatt működik hatékonyan. Ha valaki egyben akar dolgozni 2-3-4 vagy több órát, észreveheti, hogy a nagy feladat és a nem kézzelfogható eredmények miatt hamar elcsügged, elfárad, a figyelme lekalandozik, így az egész felépített terv fokozatosan kitolódik.
4. Nincs multitaskolás! A figyelem megosztása nagy erőforrást igényel, így sokkal rosszabb lehetőségekkel indulunk, mintha egy feladaton dolgoznánk egyszerre, majd utána térnénk át egy másikra.
5. Szabadulj meg a figyelemelterelő tényezőktől! Kapcsold ki az értesítéseket, ha valami igazán fontos dolog történik, úgyis keresnek telefonon. A megnyitott lapok, közösségi média, több kósza ötlet, amire azonnal rákeresnél, szintén nagyon csábítóak. Valaki beszélgetni kezd, te pedig válaszolsz vagy visszaírsz neki. Amíg dolgozol, tedd el a telefonodat a közeledből. A rendetlenség látványa ingerekkel árasztja el az agyat, a figyelem megoszlik, ez pedig a hatékonyság rovására megy. Könnyebben felülkerekedhetsz a problémán, ha olyan helyzetet teremtesz, amiben nincs kísértés: összerakodsz az asztalodon, bezárod a közösségi oldalakat, olyan bővítményt használsz, ami nem hagy videókat nézni vagy facebookozni. A sóvárgást enyhítheti, ha minden nap időkorlátot szabsz magadnak, például csak bizonyos időszakban használod a közösségi médiát.
6. Eisenhower mátrix - A fontosság előnyt élvez a sürgősséggel szemben! Ez a módszer abban segít, hogy ne a puszta sürgősségi hatás győzedelmeskedjen felettünk. Mit is jelent ez? Gyakran azonnal nekilátunk egy feladatnak, ha megkapjuk, hogy mihamarabb végezzünk vele, ha pedig több feladat van, azt csináljuk előbb, aminek nagyon közeli határideje van.
A sürgős feladatoknak azért van olyan nagy erejük, mert általában elkerülhetetlenek, és valamilyen szörnyű következménye van, ha nem hajtod végre őket. Ezek a feladatok általában valaki más szükségletével függenek össze, és ha nagyon sok van belőlük, az folytonos stresszforrást jelent, ami kiégéshez vezethet.
Ezzel szemben a fontos feladatok olyasmik, amiknek nincs konkrét határideje, de összefüggenek a saját vágyakkal, jövőbeli tervekkel. Ilyen például, ha egy új hobbit szeretnél elsajátítani, autodidakta módon tanulni valamit vagy életmódváltásba kezdesz. Tervezésük, kivitelezésük nagyobb energiát igényel és nincs azonnal látható eredményük. Emiatt általában lában ezekről mondunk le, ha idő szűkében vagyunk.
Az Eisenhower mátrix 4 kategóriára osztja be a feladatokat fontossági sorrend szerint.
1. fontos és sürgős: csináld meg most!
2. fontos, de nem sürgős: ütemezd be a napodba, szánj rá megszabott időt!
3. sürgős, de nem fontos: ha teheted, add át másnak a feladatot!
4. sem sürgős, sem fontos: mondj le róla!
Ha elkötelezed magad a változtatás mellett, már jó úton vagy. Mivel az eredeti szokások sem egy nap alatt alakultak ki, így itt is több időbe telik, mire látod az eredményét. A jó hír, hogy a stresszel való megküzdés tanulható.
Ha úgy érzed, szívesen tennél lépéseket egészséged és teljesítőképességed megőrzése érdekében, vagy ha elakadtál és nehézséget jelent a mindennapos stressz a munkahelyeden, keresd bátran pszichológusainkat! #pszichológus #életvezetés #onlinepszichológus #tanácsadás #mentálisegészség #önismeret #stressz #időmenedzsment #terápia